La constitution d’une société commence souvent par un document simple en apparence : la liste des souscripteurs. Pourtant, une présentation incomplète ou des mentions manquantes entraînent fréquemment un rejet du dossier par le greffe du tribunal de commerce. Ce guide présente un modèle Word prêt à l’emploi (version vierge et version remplie annotée), une checklist des mentions obligatoires et des conseils pratiques pour éviter les erreurs et accélérer l’immatriculation.
Les modèles disponibles : vierge et rempli
Nous proposons deux versions du modèle Word. La version vierge comporte des champs à compléter et des indications ligne par ligne pour les mentions indispensables. Elle est conçue pour être modifiable localement, adaptée aux SAS, SASU et SA, et compatible avec la plupart des logiciels de traitement de texte. La version remplie illustre des exemples chiffrés et des annotations explicatives : elle sert de modèle pédagogique pour vérifier la cohérence des informations (répartition du capital, montants libérés, identité des associés).
Version vierge
La version vierge met en évidence les champs suivants : identité complète de chaque souscripteur (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance ou dénomination sociale et siège pour les personnes morales), nombre d’actions souscrites, montant nominal par action, montant libéré au moment de la souscription, nature de l’apport (numéraire ou nature) et signature datée. Des instructions contextuelles aident à indiquer qui doit signer selon le statut (président, associé unique, mandataire).
Version remplie annotée
La version remplie montre deux cas concrets : une SASU monoassocié et une SAS avec plusieurs associés. Chaque ligne est commentée pour expliquer les formulations exactes attendues par le greffe (ex. : précisions sur la libération des actions, formulation de la clause « souscription »). Ce modèle réduit le risque d’ambiguïtés et facilite la relecture par votre expert-comptable ou avocat.
Étapes recommandées pour remplir la liste des souscripteurs
- Préparer l’identité complète de chaque souscripteur et vérifier les pièces d’identité.
- Déterminer le nombre d’actions et leur valeur nominale selon les statuts.
- Indiquer le montant libéré au moment de la souscription (au moins la fraction exigible pour les apports en numéraire).
- Préciser la nature des apports (numéraire ou nature) et joindre les documents justificatifs.
- Faire signer et dater la liste par les personnes autorisées.
- Obtenir l’attestation de dépôt des fonds auprès de la banque si apport en numéraire.
- Convertir le dossier final en PDF pour l’envoi au greffe après vérification complète.
Mentions obligatoires à vérifier
La liste des souscripteurs doit respecter les exigences du Code de commerce : identité complète du ou des souscripteurs, nombre d’actions souscrites, montant des apports et montant effectivement libéré, mention de la forme sociale, et signature datée. En cas d’apport en nature, le rapport d’évaluation réalisé par un commissaire aux apports ou un expert indépendant doit être joint ou mentionné selon la situation. Toute omission peut entraîner la demande de compléments par le greffe et retarder l’immatriculation.
Cas particuliers
Pour une SASU (associé unique), la liste peut simplement mentionner l’unique souscripteur et la totalité des actions. Pour une SA, la répartition du capital doit être très claire et la libération des actions respecter les seuils légaux. En cas d’apport en nature, vérifiez la nécessité d’un commissaire aux apports et la rédaction précise du rapport d’évaluation. Si un associé est une personne morale, joignez l’extrait Kbis ou une preuve de l’existence juridique et l’identité du représentant légal.
Checklist des pièces à joindre
| Document | Obligatoire | Responsable / Source |
|---|---|---|
| Liste des souscripteurs remplie et signée | Oui | Président, associé ou mandataire |
| Attestation de dépôt des fonds (apports en numéraire) | Oui si apport en numéraire | Banque ou établissement dépositaire |
| Rapport d’évaluation (apport en nature) | Oui si applicable | Commissaire aux apports ou expert indépendant |
| Statuts signés | Oui | Tous les associés |
| Pièces d’identité des associés | Oui | Associés |
Conseils pratiques pour éviter les refus
Relisez systématiquement la liste et comparez les informations aux statuts. Numérotez clairement les lignes et utilisez la même numérotation dans les statuts si la répartition du capital est reprise. Vérifiez la cohérence entre le montant total des apports et le capital social indiqué dans les statuts. Préférez l’envoi d’un PDF final après vérification pour limiter les modifications non contrôlées. Si vous avez un doute sur un apport en nature ou sur la qualification d’une contribution spécifique, faites appel à un commissaire aux apports ou à un conseil juridique avant dépôt.
En suivant ce modèle Word et la checklist associée, vous réduisez significativement le risque de rejet au greffe et gagnez du temps administratif. Pour les dossiers complexes (apports importants, multiple associés, conventions entre associés), une vérification par un professionnel est recommandée pour garantir la conformité complète avant l’envoi du dossier d’immatriculation.