La numérisation est omniprésente dans le monde des affaires d’aujourd’hui et la gestion des documents d’entreprise et de salariés ne fait pas exception. La conservation du papier est remplacée par des solutions numériques plus sécurisées et plus efficientes, dont le coffre-fort électronique.
Importance d’une bonne gestion des documents
La quantité de documents générés et stockés par les entreprises ne cesse de croître. L’efficacité et la productivité des employés sont souvent affectées par le temps qu’ils mettent à rechercher des dossiers perdus ou mal classés. Des informations sensibles sont compromises, exposant la société à des risques de fraude et de cyberattaques. L’adoption d’un coffre-fort RH est alors incontournable pour assurer la sécurité des données.
Types de coffres-forts électroniques disponibles
Le choix du type de coffre-fort électronique le mieux adapté à vos besoins dépend de la dimension de votre entreprise, du volume de documents à stocker, de votre budget et de vos exigences en matière de sécurité. Il existe 2 principaux types. Le premier est le coffre-fort hébergé ou la solution SaaS accessible via Internet, le prestataire assure sa sécurité et sa maintenance. Le deuxième est le coffre-fort interne, installé sur les serveurs de l’entreprise qui est responsable de sa sûreté et de son entretien.
Fonctionnalités
Les coffres-forts électroniques proposent un large éventail de fonctionnalités pour répondre aux besoins des entreprises et des particuliers en matière de gestion et de sécurisation des documents numériques :
- stockage sécurisé des fichiers : ils sont cryptés et protégés contre les accès non autorisés, les vols et les cyberattaques ;
- classement et organisation des dossiers : ils sont rangés par catégories, par dates, par projets ;
- partage sécurisé des documents : ils sont partagés avec des utilisateurs internes et externes de manière sécurisée ;
- suivi des accès aux archives : il est facile de connaître qui a accédé à un document et quand, etc.
Avantages par rapport à la gestion du papier
Un coffre-fort électronique sert à centraliser et à stocker l’ensemble des documents RH de l’entreprise, tels que les contrats de travail, les bulletins de paie, les avenants, les formations, etc.
Les bénéfices du coffre-fort électronique pour les entreprises
Les bénéfices incluent :
- l’amélioration de la sécurité des informations sensibles : ces dernières sont cryptées et stockées dans des centres de données sécurisés. Elles sont protégées contre les vols, les incendies et les accès non autorisés ;
- la simplification de la gestion des documents : le classement, la recherche et le partage des fichiers se font en quelques clics ;
- le gain de temps et d’efficacité : les tâches administratives liées aux documents RH sont automatisées ;
- la réduction des coûts : notez une diminution des charges liées à la gestion des dossiers en papier ;
- la collaboration facilitée : vous n’avez plus besoin de rechercher les documents dans des classeurs physiques. Vous, vos salariés et vos partenaires avez un accès sécurisé et instantané aux fichiers depuis n’importe quel lieu et à tout moment ;
- le respect des réglementations : facilite la mise en conformité avec le RGPD et autres réglementations, etc.
Les avantages du coffre-fort électronique pour les salariés
Parmi les bénéfices du coffre-fort RH, notez l’accès sécurisé aux documents individuels, notamment la consultation des bulletins de paie, des contrats de travail et autres fichiers personnels à tout moment. Entre autres, il simplifie les démarches administratives comme la demande de congés ou d’attestations.
L’outil facilite les échanges entre les services et garantit la confidentialité des données personnelles contre les accès non autorisés.