Le succès d’un projet repose en grande partie sur une bonne planification. En effet, il est important de bien ordonner les tâches à réaliser et de mobiliser les ressources nécessaires à leur réalisation. Pour vous aider à aborder la gestion d’un projet sereinement, nous vous livrons toutes les clés pour réussir la phase de planification.
Définir les objectifs du projet
La première étape consiste à définir les objectifs du projet. Pour cela, vous pouvez utiliser la méthode SMART (Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Temporaires). Déterminez également les résultats attendus à l’issue du projet. Il peut s’agir d’un produit, d’un service ou d’un autre élément tangible. Dans tous les cas, si vous souhaitez devenir un expert en gestion de projet, vous pouvez suivre une formation à la méthode Prince 2.
Sélectionner le bon chef de projet
Le chef de projet est chargé de le piloter et de mettre en œuvre une méthodologie pour le gérer efficacement. C’est pourquoi il ne doit pas être choisi au hasard. Un bon chef de projet doit :
- avoir d’excellentes capacités en communication ;
- avoir le sens du leadership ;
- savoir contrôler les coûts ;
- savoir gérer son temps ;
- avoir une bonne connaissance du domaine du projet.
Constituer une bonne équipe
Pour réussir un projet, il est recommandé de confier sa réalisation à une équipe experte et passionnée :
Sélectionner les membres de l’équipe
Une équipe doit être constituée pour faciliter la mise en œuvre du projet. Assurez-vous de choisir des personnes compétentes, volontaires et engagées. En général, une équipe se compose d’un chef de projet, d’un responsable technique, d’un responsable produit et d’un Project Management Officer ou PMO. Ce dernier définit les processus de la gestion du projet. Dans tous les cas, les membres de l’équipe doivent être capables de travailler ensemble et de communiquer régulièrement pour faire le point sur l’avancement du projet.
Impliquer toutes les parties prenantes
Toutes les parties prenantes doivent aussi être impliquées dans le processus de planification, allant du chef de projet aux clients, en passant par les concepteurs, le promoteur et les utilisateurs. En effet, elles doivent se mettre d’accord sur le budget, le calendrier et les résultats attendus pour s’assurer de la faisabilité du projet.
Définir les ressources nécessaires
La concrétisation d’un projet requiert parfois de nombreuses ressources humaines, financières ou matérielles. Ainsi, évaluez les besoins du projet en amont pour pouvoir accomplir les tâches correctement :
Les ressources humaines
Ce sont tous les acteurs qui contribueront à l’exécution du travail.
Les ressources financières
Il s’agit du budget alloué au projet. Les ressources financières englobent tous les coûts associés à ce dernier comme les salaires des exécutants, l’achat des ressources matérielles et les frais de fonctionnement.
Les ressources matérielles
Les ressources matérielles concernent les matériels et équipements, les lieux, les outils et les machines.
Anticiper les risques et les problèmes éventuels
De nombreux concepteurs de projets ont tendance à négliger les risques et les problèmes éventuels qui pourraient survenir lors de la réalisation d’un projet. Or, ils sont inévitables. Pour y faire face, il est donc important de définir une bonne stratégie. Par exemple, un membre de l’équipe peut jouer le rôle de « solutionneur de problèmes ». Ainsi, il cherchera des moyens pour les résoudre tout en minimisant leur impact sur le bon déroulement du projet.
Établir un calendrier d’exécution
Pour mieux structurer les tâches, établissez un calendrier d’exécution détaillé. Cela vous aidera à respecter les délais et à déterminer si les objectifs ont été atteints au fil du temps. Il est également possible d’utiliser des outils de gestion de projet pour faciliter le suivi.
En définitive, la réussite de la planification d’un projet dépend à la fois des ressources, des compétences de l’équipe et de l’anticipation des risques. En suivant ces quelques conseils, vous maximiserez vos chances d’atteindre vos objectifs et de parvenir aux résultats attendus. De plus, vous garantirez la satisfaction de toutes les parties prenantes.