En tant qu’entrepreneur ou simple travailleur en freelance, il y a parfois des tâches que vous devez déléguer pour vous concentrer sur le plus important. Mais pas n’importe quelle personne fera l’affaire : vous avez besoin d’un assistant virtuel professionnel parfaitement adapté à votre entreprise, à votre personnalité et à vos besoins. Suivez ces quatre étapes et vous déléguerez en un rien de temps à un assistant virtuel travailleur, abordable et hautement qualifié.
Commencez par un brainstorming de l’entreprise
Vous êtes le cœur et l’âme de votre entreprise. Il va de soi donc que ce processus vous concerne beaucoup. Alors demandez-vous :
- Pour quelles tâches avez-vous besoin d’aide ? Créez une liste complète de l’administration de base et du service client à la gestion de projet spécialisée, à la conception Web et à la gestion des médias sociaux.
- Quelles sont vos priorités de tâches ? Après avoir écrit votre liste de tâches, classez-les en priorités hiérarchisées. Quels sont vos besoins les plus importants ou les plus urgents, et que pouvez-vous reporter à plus tard, si nécessaire ?
- Ces tâches sont-elles un projet ponctuel ou un travail continu ? Cela vous aidera à déterminer le calendrier et le budget, et influencera également l’assistant virtuel que vous finirez par embaucher.
Rédiger une annonce
Tout d’abord, même si vous passez par une entreprise d’assistants virtuels, l’embauche d’un assistant virtuel est un processus très pratique. À ce stade du processus, il peut être utile de saisir une annonce de base recherchée. Vous ne le placerez peut-être pas dans le journal ou en ligne, mais ce simple exercice d’écriture peut aider à affiner les qualités que vous souhaitez trouver dans votre assistant virtuel correspondant idéal. Commencez par rédiger les compétences requises. Déterminez les compétences spécialisées et les niveaux de compétence dont vos tâches ont besoin. Des diplômes, des licences spéciales ou certificats sont-ils nécessaires ? Ensuite, déterminer les heures de travail de l’assistant virtuel. C’est un aspect important pour déterminer votre budget, mais c’est aussi un facteur clé pour s’assurer de la qualité du travail. Penser enfin au budget. Que votre budget soit au projet, au mois, à la semaine ou à l’heure, vous devez avoir un budget en tête pour embaucher votre assistant virtuel.
Rechercher et faites passer des entretiens
Vient maintenant la partie amusante ! Une fois que vous avez défini vos besoins, il est temps de parcourir le Web et de consulter votre réseau pour obtenir des recommandations. Recherchez chaque entreprise d’assistant virtuel et pigiste qui suscite votre intérêt. Consultez leurs recommandations et témoignages, qui devraient figurer en bonne place sur la page des prix ou des clients de l’entreprise ou du pigiste.
Affinez ensuite vos favoris jusqu’aux choix qui vous semblent les plus adaptés. Envoyez votre annonce de l’étape précédente et demandez un retour au candidat s’il est disponible pour un entretien. Pendant votre entretien, posez des questions, y compris des questions ouvertes. Établir un rapport. Recherchez quelqu’un avec qui vous cliquez vraiment. N’hésitez pas à faire plusieurs entretiens par téléphone ou en visioconférence. Même si vous pensez avoir trouvé le candidat idéal et qu’il y a encore des candidats potentiels à contacter, n’arrêtez pas vos entretiens. Ne choisissez que lorsque vous avez terminé tous les entretiens que vous avez planifié.
Embaucher
Enfin, vous pouvez faire votre choix et recruter le candidat qui répond le plus à vos exigences et avec qui vous avez le plus eu de connexion professionnel pendant l’entretien. Qu’importe le candidat que vous avez choisi, il est important de commencer votre collaboration par une signature de contrat. Fixer également dès l’avance votre méthode de travail, par projet ou par jour ou même par semaine dont vous aurez bien sûr déjà parlé à l’entretien. Dès le début de votre collaboration, il est important pour vous comme pour l’assistant virtuel d’établir une relation de confiance et claire.